以業(yè)務(wù)為主導(dǎo)的流程體系,兼顧中國(guó)石化內(nèi)部控制矩陣,結(jié)合石勘院A1油氣勘探與開發(fā)、A9科技與研發(fā)業(yè)務(wù)、B1行政辦公綜合管理、B2發(fā)展計(jì)劃管理、B6財(cái)務(wù)管理、B7企業(yè)管理、B8人力資源管理、B9科技管理、B11信息化管理、B12健康環(huán)境安全管理等18大類業(yè)務(wù),整體規(guī)劃并動(dòng)態(tài)優(yōu)化了流程體系。目前該體系由15個(gè)一級(jí)流程項(xiàng),53個(gè)二級(jí)流程,159個(gè)三級(jí)流程,46個(gè)四級(jí)流程組成。目前規(guī)劃編制標(biāo)準(zhǔn)化流程文件208個(gè),其中管理流程177個(gè),勘探開發(fā)業(yè)務(wù)流程31個(gè)。
2.3 管理體系覆蓋范圍
石勘院建立的一體化管理體系,覆蓋了各類體系文件的制修訂管理,人才引進(jìn)、培訓(xùn)、考核等人力資源管理,設(shè)備采購(gòu)、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理等資源管理,科研生產(chǎn)項(xiàng)目管理,HSE運(yùn)行控制與管理,法律法規(guī)識(shí)別及合規(guī)性評(píng)價(jià),管理體系運(yùn)行監(jiān)視和測(cè)量控制等各個(gè)環(huán)節(jié),覆蓋了院科研、生產(chǎn)、管理的全過程,增強(qiáng)了跨部門、跨崗位業(yè)務(wù)的高效有序銜接,為提高管理效率提供了有力保障。
3 管理體系的運(yùn)行與實(shí)施
3.1 合理配置優(yōu)質(zhì)資源
建院十余年來,石勘院人才隊(duì)伍建設(shè)和科研裝備水平實(shí)現(xiàn)了較大飛躍,同時(shí),人力資源及科研裝備的合理配置對(duì)管理體系有效運(yùn)行起到了強(qiáng)有力的推動(dòng)作用。
至2012年底,全院1183人,其中科研人員867人。人才隊(duì)伍中含中國(guó)工程院院士1人,國(guó)家“千人計(jì)劃”科學(xué)家4人,國(guó)家“973”首席科學(xué)家1人,油田和社會(huì)調(diào)入骨干370人;博士315人,碩士423人;教授級(jí)高工82人,副高473人。45歲以下員工占69.3%。
石勘院通過建立院——部門——個(gè)人三級(jí)培訓(xùn)責(zé)任體系,實(shí)施中層干部暨專家培訓(xùn)、新員工培訓(xùn)、主任師和管理骨干培訓(xùn)、導(dǎo)師制培養(yǎng)、外語培訓(xùn)、內(nèi)審員培訓(xùn)等分類分層培訓(xùn),實(shí)現(xiàn)了“30%以上的員工累計(jì)崗位培訓(xùn)達(dá)12天以上”的工作目標(biāo),提高了員工崗位能力,為國(guó)內(nèi)、海外技術(shù)支撐和生產(chǎn)等工作打造了專業(yè)化的人才隊(duì)伍。
為不斷提高全員質(zhì)量意識(shí)以及對(duì)管理體系的認(rèn)識(shí),提升內(nèi)審員專業(yè)知識(shí)與實(shí)踐能力,石勘院每年組織開展管理體系文件宣貫、內(nèi)審業(yè)務(wù)培訓(xùn)及內(nèi)審員取證培訓(xùn)等工作,并統(tǒng)一納入了石勘院年度培訓(xùn)計(jì)劃。截至2012年,石勘院培訓(xùn)取證內(nèi)審員73人,參加培訓(xùn)的人員包括總院各部門的分管領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)骨干。目前,石勘院有3人通過了質(zhì)量管理體系國(guó)家注冊(cè)審核員考試,并取得了相應(yīng)資格。
通過人才引進(jìn)和培訓(xùn),保證了石勘院人力資源滿足一體化管理及國(guó)內(nèi)外科研生產(chǎn)項(xiàng)目研究的需求。
在集團(tuán)公司的大力支持下,石勘院逐年引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的科研裝備,固定資產(chǎn)總值從建院初期的9千多萬元發(fā)展到現(xiàn)在的近十億元,其中硬件5023臺(tái)套,軟件420套,為科研生產(chǎn)提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。
發(fā)展計(jì)劃部、科研管理部等科研裝備主管部門嚴(yán)格執(zhí)行院固定資產(chǎn)采購(gòu)相關(guān)工作流程的要求,嚴(yán)把“五關(guān)”,保證了科研裝備的數(shù)量及質(zhì)量!拔尻P(guān)”即:“規(guī)范管理制度,嚴(yán)格審批程序,把好項(xiàng)目論證關(guān);重視前期調(diào)研,做好技術(shù)交流,把好所購(gòu)設(shè)備、軟件配置關(guān);做好招標(biāo)文件,建立供應(yīng)商資信,把好科研裝備采購(gòu)關(guān);做好到貨驗(yàn)收,細(xì)查調(diào)試結(jié)果,把好設(shè)備驗(yàn)收關(guān);成立基地建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組,把好基地建設(shè)質(zhì)量關(guān)”。
3.2 質(zhì)量目標(biāo)的落實(shí)與考核
質(zhì)量目標(biāo)的確立、分解及考核是管理體系有效運(yùn)行的重要措施。依據(jù)長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)和五年發(fā)展規(guī)劃,石勘院每年制定年度質(zhì)量目標(biāo)、指標(biāo),并通過簽訂目標(biāo)責(zé)任書的方式,將質(zhì)量目標(biāo)、指標(biāo)分解到各個(gè)部門,部門再落實(shí)到各個(gè)崗位。年終,依據(jù)目標(biāo)責(zé)任書對(duì)部門和個(gè)人進(jìn)行目標(biāo)、指標(biāo)完成情況的考核。
三級(jí)目標(biāo)責(zé)任書的簽訂和考核,使石勘院的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)、年度目標(biāo)、部門目標(biāo)及個(gè)人目標(biāo)得到具體落實(shí),成為院一項(xiàng)重要的系統(tǒng)活動(dòng)。
石勘院緊緊圍繞中國(guó)石化發(fā)展戰(zhàn)略要求,按照“支撐當(dāng)前,引領(lǐng)未來”的工作定位,已明確提出“十二五”后三年的主要工作任務(wù)和目標(biāo),確立了2013年全年目標(biāo)和指標(biāo),并將經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)、參謀與生產(chǎn)支撐、科技創(chuàng)新、人才引進(jìn)與培養(yǎng)、安全穩(wěn)定等工作目標(biāo)已分解到部門和崗位。主管部門將按時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì)各級(jí)工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況進(jìn)行檢查與考核。
3.3 逐步建立一體化管理信息系統(tǒng)
為提高管理體系整體運(yùn)行效率,石勘院以制度和流程信息化作為管理體系建設(shè)的重要手段,統(tǒng)籌規(guī)劃制度流程標(biāo)準(zhǔn)化、信息化,強(qiáng)化監(jiān)督審核、動(dòng)態(tài)評(píng)估功能,逐步建立并不斷完善一體化信息管理系統(tǒng),行政、科技、人事、財(cái)務(wù)、質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化等重點(diǎn)業(yè)務(wù)通過OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、科技網(wǎng)、標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)等平臺(tái)進(jìn)行過程管控、逐級(jí)檢查與審核,為一體化管理體系運(yùn)行、綜合管理指標(biāo)考評(píng)提供了適時(shí)、量化的依據(jù)。
目前,科研生產(chǎn)項(xiàng)目已實(shí)現(xiàn)了全過程的信息化管理,包括信息下載、記錄提交、網(wǎng)上審核,實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目過程管理業(yè)務(wù)流程固定化、待辦任務(wù)可視化和完成任務(wù)時(shí)限化。其中:不同部委的國(guó)家項(xiàng)目在相應(yīng)的網(wǎng)站上提交,重大專項(xiàng)通過OA系統(tǒng)鏈接國(guó)家科技重大專項(xiàng)管理信息系統(tǒng),縱向、橫向、院控項(xiàng)目通過科技網(wǎng)進(jìn)行管理,大大提高了管理效率。目前,通過科技網(wǎng)上傳的科研項(xiàng)目研發(fā)過程的各項(xiàng)記錄,上傳率已達(dá)到95%,及時(shí)率達(dá)到95%。
QHSE管理的運(yùn)行控制和監(jiān)督審核通過OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)、科技網(wǎng)、標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了鏈接,在體系文件管理、資源管理、科研生產(chǎn)項(xiàng)目管理、HSE管理等方面逐步實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管控。
3.4 建立和完善監(jiān)督檢查、持續(xù)改進(jìn)機(jī)制
對(duì)管理體系運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)督檢查,是體系過程管理的重要內(nèi)容,監(jiān)督檢查的結(jié)果為體系的持續(xù)改進(jìn)提供了依據(jù)。
石勘院每年年初編制并發(fā)布年度管理體系整體運(yùn)行計(jì)劃。對(duì)管理體系進(jìn)行監(jiān)督檢查,并對(duì)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改是運(yùn)行計(jì)劃的重要組成部分。
年度計(jì)劃要求主管部門根據(jù)管理職責(zé)定期檢查落實(shí)各項(xiàng)制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)控的執(zhí)行情況,編制檢查報(bào)告和問題清單,動(dòng)態(tài)評(píng)估管理體系的符合性、適宜性、充分性、有效性,通過向決策層、管理層、運(yùn)行層報(bào)告動(dòng)態(tài)檢查結(jié)果,研究制定切實(shí)可行的管理措施,為科研生產(chǎn)與管理的持續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)。
以科研生產(chǎn)項(xiàng)目管理的監(jiān)督檢查和改進(jìn)機(jī)制為例:
承擔(dān)科研生產(chǎn)項(xiàng)目的研究部門,每季度要對(duì)科研生產(chǎn)項(xiàng)目管理流程的執(zhí)行情況進(jìn)行一次部門自檢;科研(生產(chǎn))管理部每季度對(duì)各部門執(zhí)行情況進(jìn)行一次日常檢查;質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化室每半年對(duì)各管理(公益)、研究部門履職情況進(jìn)行一次監(jiān)督審核。其中:部門自檢和日常檢查通過科技網(wǎng)進(jìn)行,監(jiān)督審核通過OA系統(tǒng)中的QHSE審核模塊實(shí)現(xiàn)。年終,考核部門依據(jù)有關(guān)流程的要求,根據(jù)項(xiàng)目在立項(xiàng)論證、中期檢查、驗(yàn)收評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)的三級(jí)質(zhì)量管理及時(shí)間節(jié)點(diǎn)的監(jiān)督檢查結(jié)果進(jìn)行目標(biāo)考核。
監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題,由責(zé)任部門及時(shí)組織整改,管理部門驗(yàn)證整改效果。例如,2011年發(fā)現(xiàn)科研項(xiàng)目管理存在三級(jí)質(zhì)量責(zé)任人崗位職責(zé)執(zhí)行不到位、過程管理中流程執(zhí)行不規(guī)范和節(jié)點(diǎn)管理不守時(shí)等問題,科研管理部及時(shí)采取了針對(duì)性的整改措施:①進(jìn)一步厘清科研項(xiàng)目三級(jí)質(zhì)量管理中各方的職責(zé),做實(shí)各級(jí)審查工作;②利用考核的約束作用,在年度目標(biāo)責(zé)任書中對(duì)科研部門和院級(jí)專家明確三級(jí)質(zhì)量審查的職責(zé)和考核內(nèi)容;③強(qiáng)化項(xiàng)目主管在過程管理中的引導(dǎo)和服務(wù)功能,要求其依據(jù)相關(guān)制度、流程和關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn),定期隨機(jī)抽查項(xiàng)目組上傳材料的及時(shí)率和準(zhǔn)確度,加強(qiáng)對(duì)“準(zhǔn)問題項(xiàng)目”的高頻次檢查,并督辦整改。
除對(duì)管理體系有效性進(jìn)行日常監(jiān)督檢查外,管理體系的內(nèi)部審核、管理評(píng)審、第三方審核均是使體系持續(xù)有效運(yùn)行的管理手段。以2012年開展的內(nèi)部審核為例,石勘院組成的審核組對(duì)全院28個(gè)部門檢查了1445項(xiàng),共發(fā)現(xiàn)問題21項(xiàng),對(duì)其中的15項(xiàng)開具了不符合報(bào)告。責(zé)任部門對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題認(rèn)真分析原因,制定糾正措施,及時(shí)進(jìn)行整改。經(jīng)審核組對(duì)整改效果進(jìn)行驗(yàn)證,不符合項(xiàng)全部關(guān)閉。
石勘院圍繞管理體系制定實(shí)施目標(biāo),以制度流程執(zhí)行情況為關(guān)鍵指標(biāo),由人力資源部作為考核管理的歸口管理部門,發(fā)展計(jì)劃部、科研管理部、生產(chǎn)管理部等作為考核管理的輔助部門,重點(diǎn)對(duì)體系整體運(yùn)行計(jì)劃的完成情況、制度流程的執(zhí)行情況等指標(biāo)進(jìn)行考核、評(píng)價(jià)、分析和改進(jìn)。石勘院通過完善考核指標(biāo)體系及考核獎(jiǎng)懲機(jī)制兩項(xiàng)舉措,實(shí)現(xiàn)管理體系閉環(huán)周期管理,增強(qiáng)了考核的可控性,為管理體系持續(xù)改進(jìn)提供可靠依據(jù)。
4 管理體系的實(shí)施效果
在一體化管理體系的支撐下,石勘院的管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、規(guī)范化,達(dá)到了提高經(jīng)營(yíng)管理效率、保障科技創(chuàng)新工作質(zhì)量、滿足海外項(xiàng)目及國(guó)內(nèi)“會(huì)戰(zhàn)”支撐要求的目的,提升了研究院的管理水平及科研質(zhì)量。